需求详情

一、项目背景

我方需落地一场国际性专业技术创新大会，整体规模200人，属于政产学研综合型高端国际论坛。

二、核心合作内容（全流程落地执行）

1.前期筹备统筹

1）海外当地高端酒店会场对接、场地合同洽谈、会场布置、签到区、VIP 接待区规划；

2）参会人员接待统筹：海内外嘉宾住宿、接机送机、当地通勤、餐饮、外宾接待配套服务落地；

3）外宾会务资料双语制作、证件、胸卡、会场物料本地化落地与分发；

4）对接当地翻译、会场音视频、同传设备供应商，统筹设备进场调试；

5）各国嘉宾行程同步、签证辅助材料对接、当地合规流程办理。

2.会议现场全流程执行

1）会前签到、嘉宾引导、VIP 专人接待、分论坛会场秩序管控；

2）开幕致辞、主旨演讲、圆桌论坛、多场主题报告、青年学者分论坛全流程现场控场；

3）实时协调设备故障、嘉宾临时调整、现场突发问题处理；

4）双语现场工作人员协调，海内外参会人员咨询对接。

3.会后配套执行

1）组织参会嘉宾赴当地高校实验室、相关头部企业实地参访全程统筹；

2）物料收尾、供应商结算核对、参会资料整理、现场纪实素材归集；

3）完整会务执行总结报告交付。

三、 freelancer 能力要求

1.有海外大型国际峰会、政企行业论坛、海外游学等完整落地执行经验；

2.沟通能力突出，可独立对接海外场地、服务商、外籍嘉宾，英文沟通流利优先；

3.熟悉大型学术会议流程，有政要、院士嘉宾接待实操经验优先；

4.具备独立统筹能力，可全程负责项目落地，擅长多任务并行、应急问题处理；

5.熟悉中亚国家本地会务落地规则、境外活动合规基础要求。

四、交付要求

1.输出完整会务执行方案、分阶段时间推进表、供应商对接清单；

2.7月底驻场2-3周（北京），境外完成会议 2 天正式议程 + 会前报到、会后参访全流程落地；

3.活动结束1个工作日内提交会务执行复盘报告、现场素材汇总。

五、合作费用

项目为一次性项目制合作，预算范围为300万，可面议，需提供过往同类海外国际会议落地案例，有意向 freelancer 请附带相关会展执行作品集、过往项目简介报价方案沟通。